Zunächst einmal muss man sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen. Unterschieden wird dann (ab 1.1.2025) zwischen elektronischen Rechnungen (eRechnungen) und sonstigen Rechnungen.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der Norm EN16931). Erfüllt werden diese Anforderungen z.B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei).

Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden.

Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger 

in Deutschland ansässig sein.

Hinweis: Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte im Inland; existiert kein Sitz, reichen auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E). Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit würde demnach keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung auslösen.

Wichtig: Von der Verpflichtung, elektronische Rechnungen auszustellen, sind nach derzeitigem Stand künftig z.B. auch Vermieter, die umsatzsteuerpflichtig Vermieten, betroffen.

Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1.1.2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen:

Bis Ende 2026…

dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig (Zustimmung des Rechnungsempfängers ist hierfür erforderlich).

Bis Ende 2027…

dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig; wie in 2025 und 2026 (s. o.) ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich; zusätzliche Voraussetzung ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von max. 800.000 EUR hat.

Ab 2028…

sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten. Damit werden auch die Voraussetzungen geschaffen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem bzw. die EU-seitig geplanten ViDA-Maßnahmen. Um die Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats der elektronischen Rechnungen im Verordnungswege näher bestimmen zu können.

Die neue E-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grundsätzlich ab 1.1.2025. Sofern ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger also bereits ab 1.1.2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Anders als bisher ist die elektronische Rechnungstellung auch nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft; diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen bzw. in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (z. B. bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.

Wichtig: Auch Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen (z.B. Wohnungsvermieter, Ärzte), müssen künftig in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und archivieren zu können. Dasselbe dürfte, nach aktuellem Stand, auch für Betreiber von PV-Anlagen gelten, unabhängig davon, ob sie die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) in Anspruch nehmen oder nicht.

Die neue gesetzliche Regelung enthält keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen.

Gutschriften weiterhin möglich

Eine Abrechnung per Gutschrift (= Rechnungstellung durch den Leistungsempfänger) wird weiterhin zulässig sein, sofern dies (wie bisher) vorher vereinbart wurde. Auch eine Rechnungstellung durch Dritte im Namen und für Rechnung des Unternehmers ist weiterhin möglich.

Ausnahmen von der Verpflichtung

Nicht in jedem Fall ist eine E-Rechnung im o.g. Sinne verpflichtend.

So können z. B. Kleinbetragsrechnungen (bis 250EUR)) weiterhin als „sonstige Rechnungen“ im o.g. Sinne übermittelt werden, also z.B. in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise (Taxiquittung, Bahnticket o.ä.).

An der elektronischen Rechnungstellung führt kein Weg vorbei!

Sicherlich bedeutet die Umsetzung dieser weiteren gesetzlichen Änderung zunächst einen Aufwand, der in Ihren Tagesablauf integriert werden muss. Um die eRechnungen empfangen und erstellen zu können, benötigen Sie eine Software-Lösung wodurch sich möglicherweise Änderungen in Ihrem Tagesablauf ergeben. Je nach Unternehmensstruktur müssen E-Mail-Adressen Ihrer Kunden eingesammelt werden oder der Rechnungseingang auf eine zentrale E-Mail-Adresse umorganisiert werden. Dennoch bietet die eRechnung auch viele Vorteile, wie zum Beispiel

• Effiziente Workflows – durchgängiger digitaler Bearbeitungsprozess
• Zeitersparnis – Wegfall von manueller Dateneingabe
• Kostenersparnis – Kosten für Papier, Kuverts, Druck, Porto, Ordner und Aktenschränke werden eingespart 
• Besseres Cash-Management – Skontoabzugsmöglichkeiten durch schnellere Eingangsrechnungsbearbeitung / hohe Transparenz auf der Ausgabenseite. 

Unsere Empfehlung ist, sich frühzeitig mit der eRechnungsverpflichtung und den Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu befassen. Der Zeit- und Ressourcenaufwand für eine Umstellung können je nach Unternehmensgröße und Systemlandschaft erheblich sein. 

Kommen Sie gern auf uns zu und wir besprechen wie wir Sie in der Umsetzung der eRechnung unterstützen können. 

Tipp: Eine Möglichkeit sich auf die Rechnung vorzubereiten ist die Umstellung Ihrer Buchhaltung auf DATEV Unternehmen online 

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